Retorikexperten: "Tre vanligaste samtalsmissarna"

"Svåra samtal" handlar ofta om de samtal som väcker starka negativa känslor. Någon blir arg, ledsen, besviken och kanske även får ett känsloutbrott.

Som ledare måste du ha modet att både ta samtalen och förmågan att ta hand om känslorna som kommer upp. Känslor är en obligatorisk del av vissa typer av samtal och att bemöta dem med empati är avgörande för att dessa samtal ska bli lyckade. För om de inte tas om hand, så kommer de istället dyka upp med kollegorna vid kaffemaskinen eller resultera i ett sänkt arbetstempo. 

3 vanliga misstag – gör så här istället

1. Du fastnar i en monolog
   När du tror att ditt beslut eller besked kommer att väcka starka reaktioner så hjälper det inte med långa resonemang fullproppade med förklaringar. Det kommer snarare att göra så du ökar tiden som den andre har på sig att hitta motargument. En till tre meningar är en bra start på ett samtal. Då skapar du tid och utrymme för att sedan ge förklaringar utifrån de reaktioner du får. Se därför till att starta en dialog, inte fastna i en monolog.
2. Du får inte se medarbetarnas äkta känslor
   För att få reda på din medarbetares känslor så behöver ni prata om dem. Men frågan ”vad känner du?” ger inte alltid ett ärligt svar. Istället kan du fånga upp känslorna genom att observera; säg vad det är du ser och hör mellan raderna. Till exempel: ”Du verkar fundersam kring beslutet” eller ”Det verkar som att det här var ett oväntat besked”. Genom att göra så lyfter du fram din medarbetares känslor på ett finkänsligt sätt.
3. Du missförstår 
   Undvik att säga ”jag förstår”. Det har väl i ärlighetens namn aldrig fått någon att känna sig förstådd – särskilt inte när det följs av ett ”men”. Låt istället din medarbetare få avgöra om du förstår hen eller inte genom att säga ”Förstår jag dig rätt i att du inte håller med?". Du kan också gissa genom att säga dig ”Jag förstår om du…”. Gissar du fel får du troligtvis höra hur det egentligen ligger till. 

Att tar hand om dina medarbetares känslor och reaktioner kommer att hjälpa dig att behålla medarbetarna, du skapar en mer hållbar arbetsplats och du gör det enklare för dig att driva igenom förändringar. 

Undvik hamburgermetoden

Feedback blir viktigare och viktigare ju mer komplex vår verklighet blir och ju mer samarbete som krävs för att vi ska lyckas. Det största misstaget när det gäller feedback är att du gör det enligt hamburgermetoden. Det innebär att du lindar in en kritisk kommentar med två positiva (postiv, kritisk, positiv).

Gör istället så här:

Säg din feedback i en-tre meningar och låt din empati komma fram i hur du lyssnar och bekräftar reaktionen. Till exempel: ”Du kommer ofta sent till våra gemensamma möten, det gör att våra möten blir segstartade och onödigt mycket tid får läggas på att upprepa till dig. Hur tänker du kring det?”. Sedan gäller det att verkligen låta den andra ta plats i samtalet, utan att du backar från det du vill ge feedback på.

Lycka till!