Checklista till dig som ska välja pulsmätningsverktyg

Vill du öka engagemanget på er arbetsplats? Vill ni arbeta snabbare, vara mer agil och bättre på att hantera snabba förändringar? Då kan pulsmätningar vara något för er. Med kontinuerlig medarbetarfeedback får du som chef och HR-ansvarig koll på allt från arbetsbelastning och stressnivåer till en ögonblicksbild av hur medarbetarna känner för att kliva in på jobbet just i dag. Men att välja verktyg för pulsmätningar kan verka svårt. Med vår checklista får du hjälp på vägen.
onsdag 26 augusti 2020
Lästid: 3 Minuter

Just nu funderar många företag och organisationer på hur de ska arbeta. Det som för ett och ett halvt år sedan var en självklarhet, är inte längre lika tydligt. "Jobba hemifrån"-förändringen som följde med coronapandemin har satt fart på diskussionerna om hur och varifrån vi vill arbeta.

Oavsett var medarbetare befinner sig (hemma, på lantstället eller på kontoret?) så behöver du som chef hitta fungerande metod för att leda ditt team. Ett stöd i det här är pulsmätningar. 

Men att välja verktyg för pulsmätningar kan vara svårt. Börja med att mejsla ut vilket syfte ni har med mätningarna:

  • Vad vill ni göra i dag och hur ser ert behov ut i morgon?
  • Vill ni endast se en övergripande trend på engagemang eller vill ni kunna driva förändring i linje med era affärsmål?
  • Vill ni använda verktyget till att göra konkret skillnad?

Det finns viktiga skillnader mellan de olika tjänsterna och det finns saker du faktiskt bör kunna förvänta dig att det verktyg ni väljer klarar av.

Tänk på det här när du väljer verktyg för pulsmätningar

  1. Är medarbetarnas svar anonyma?
    Engagemangsmätningar bygger på frivillighet. Det är upp till varje medarbetare att själv avgöra om hen vill svara på frågorna som skickas ut. En grundförutsättning är därför att svaren är anonyma och att verktyget hanterar personuppgifter på ett säkert sätt. Ta reda på hur anonymiteten fungerar och hur verktyget hanterar anonymitet vid komplicerade scenarion (t ex segmentering av resultat på kön, anställningstid eller andra attribut).
  2. Går det att göra standardmätningar och skapa egna frågor?
    Med standardmätningar ställer du forskningsbaserade frågor som mäter engagemanget generellt. För att också kunna sätta in relevanta åtgärder så behöver du kunna kombinera dessa med egna frågor. Genom att kunna skapa och hantera egna frågor kan ni sätta fokus på och följa upp särskilda team eller insatser – samt givetvis använda de ord, uttryck och värderingen just er arbetsplats använder. Undersök om det går att skapa egna frågor i verktyget och om du ur dessa kan få ut samma resultatsammanställningar, KPI:er och insikter som från standardfrågorna.
  3. Går det att jobba med olika frågor inom olika delar av organisationen?
    För HR och ledning är det viktigt att på en övergripande nivå kunna se att alla initiativ leder åt rätt håll. Men för att mäta det dagliga engagemanget ute i organisationen så behöver du kunna kontrollera vem/vilka som får vilka frågor. För även om alla strävar mot samma mål så har ni sannolikt olika utmaningar och delmål inom organisationen. Ta reda på om verktyget kan hantera olika delar av organisationen.
  4. Kan du få ett ”här och nu”-läge på hela eller valda delar av organisationen?
    Att förstå vad alla på företaget tycker i en viss fråga kan vara värdefullt. Ett tydligt exempel på det är alla utmaningar som coronapandemin inneburit. Att snabbt få svar på hur medarbetarna upplever situationen möjliggör snabba omställningar. För att kunna göra det krävs att verktyget kan göra så kallade censusmätningar och alltså inte bara slumpmässiga stickprov i organisationen. Med censusmätningar kan du även driva beteendeförändringar eftersom du vet att alla i ett team har fått samma fråga. Ta reda på vilken bakomliggande metod verktyget bygger på.
  5. Kan du få förslag på åtgärder kopplade till ett resultat?
    Att möta en nedåtgående trend med åtgärder är chefens ansvar. Men det är inte alltid självklart vad som behöver göras. Ta därför reda på om verktyget ger konkreta förslag på åtgärder och om du kan skapa egna actions. 
  6. Kan resultaten vara tillgängliga för alla direkt?
    Beteenden är nyckeln i att åstadkomma förändring. För att underlätta önskvärda beteendeförändringar och nya vanor är det viktigt att resultatet är tillgängligt inte endast för ledningen. När varje enskild medarbetare "äger" sitt eget och sitt teams resultat så ökar involveringen och incitamentet att själv bidra till förändring. Undersök vilken grad av transparens som verktyget erbjuder.
  7. Äger ni er egen data?
    I takt med att ni börjar använda verktyget så skapas en hel del data. För att ha fullständig kontroll över denna är det viktigt att ta reda på vem som har rätten till datan. Säkerställ så att det är ni själva som äger er egen data.
  8. Efterföljs GDPR-lagstiftning?
    EU:s dataskyddsförordning, GDPR, innebär bland annat att alla som hanterar kund- eller personalregister vid förfrågan måste lämna ut dessa uppgifter till den som är registrerad. Efterfråga därför personuppgiftsbiträdesavtal (det avtal som i enlighet med GDPR binder underleverantörer till att följa gällande lagar).



Dela sidan: