5 tips för bättre möten

170 miljarder kronor. Så mycket pengar lägger svenska företag varje år på dåliga möten. Detta enligt branschorganisationen Svenska Möten. Enligt deras undersökning tillbringar varje person i snitt fyra veckor per år i dåliga möten. Är du chef så är siffran ännu högre.

Vad är då ett bra möte och hur skapar man det?

För det första måste man förstå att möten är en del av vår metod för hur vi jobbar. De är alltså inget som sker parallellt med arbetet och något som endast "tar tid från jobbet". För om du känner så, så är du helt säkert fast i dåliga möten-träsket. Ett bra möte kännetecknas av fler än en sak. Den mest övergripande är att mötet ska ha ett tydligt syfte och mål. Om det är någonting kring mötet du är fundersam över – fråga dig själv eller mötesledare vad syftet är. Allting faller tillbaka på syfte och mål.

5 tips som snabbt effektiviserar er möteskultur:

1. Definiera syfte och mål – och håll dig till agendan

Det ska alltid finnas en agenda där syfte och mål framgår och agendan ska kommuniceras i god tid så att alla hinner förbereda sig. Spontana möten kan vara bra och effektiva. Men om syftet är diskutera era resultat i &frankly så bör det ske under mer strukturerade former. Syftet styr vilket slags möte ni ska ha.

2. Bjud in rätt personer

Ska verkligen alla vara med på mötet? Ibland, ja. Av gammal vana bjuder man dock ofta in för många, vilket skapar en felaktig sammansättning för syftet – något som i sin tur kan innebära att felaktiga beslut tas. Så – vilka måste vara med? Ställ den frågan till dig själv innan du kallar till nästa möte. Syftet styr vilka som ska kallas.

3. Håll tiden

Bestäm innan hur länge mötet ska hålla på och håll er inom tidsramen. Underskatta aldrig en bensträckare eller energipåfyllning. Prova också att boka in 40 minuter istället för en timme. De där luckorna i kalendern är guld värda. Och håller man sig till dagordningen så hinner man oftast med allt. Syftet... ja, ni börjar fatta.

4. Håll er till ämnet

Följ dagordningen slaviskt. Ett ansvar som vilar på alla. Den som äger mötet bör ta på sig rollen som agenda-polis och vänligt påminna deltagarna när de glider iväg från ämnet. Om ett sidospår visar sig vara viktigt är det mötesledarens ansvar att fånga upp detta och ta det vidare till rätt forum. 

5. Summera och följ upp

Avsluta med en summering och formulera vad som händer nu. Säkra att ni har en gemensam bild av vad ni kom fram till i mötet. 

Så, om du har koll på syfte och mål så kommer du att göra underverk med era möten direkt. Låt oss tillsammans sätta stopp för "jag sitter i för många möten"-sjukan.